Si vous êtes un employeur au Québec et que votre masse salariale est supérieure à 2 millions de dollars, vous avez des obligations en termes de formation à vos employés. Celles-ci sont régies par la Loi sur les compétences, plus souvent appelée la Loi du 1%. Le but de cette loi est « d’améliorer la qualification et les compétences de la main-d’œuvre et de favoriser l’emploi, l’adaptation et l’insertion professionnelle, de même que la mobilité des travailleurs et des travailleuses ».
C’est la responsabilité de l’employeur de veiller à respecter les réglementations et d’en faire la preuve au gouvernement du Québec. Il est d’ailleurs important d’éclaircir un point : Pour être admissible, les dépenses doivent profiter directement au développement des compétences des employés et non au rendement de l’entreprise. Voici comment y parvenir, tout en évitant les faux-pas.
Concrètement, quelles sont vos obligations sur la Loi sur les compétences?
- Vous devez investir l’équivalent de 1% de votre masse salariale en activités de formation visant le développement des compétences;
- Vous devez déclarer ces montants à l’Agence du Revenu du Québec.
Simple? Assez, oui. Il suffit de bien faire vos calculs. Par exemple, si votre masse salariale est d’exactement 2 000 000$, vous devrez investir l’équivalent de 20 000$ en formation. Mais ce n’est pas tout…
Il existe une exception qui permet d’être exempté de la Loi pendant 3 années consécutives. Si vous pouvez prouver que vous structurez vos activités de formation en concertation avec vos employés, vous pourriez obtenir un certificat de qualité des initiatives de formation, ce qui donne droit à une exemption de 3 ans. Cette demande doit être déposée auprès de la Commission des partenaires du marché du travail.
Quelles dépenses sont éligibles?
Une grande variété d’activités de formation sont admissibles et considérées comme contribuant au développement des compétences. Vous êtes libre de choisir ce qui vous convient le mieux, tant que l’activité a pour objet le développement des compétences, la qualification ou la reconnaissance des compétences requises pour un objectif donné. Parmi les activités de formation généralement admissibles, on retrouve :
- Les formations externes
- Le remboursement de frais de scolarité
- Les formations internes
- Les frais de mentorat / coaching
- Le e-learning
- Les conférences ou autres événements du même genre
- Les activités d’évaluation ou de reconnaissance des acquis
- Les frais de déplacement
- Les frais de location d’équipement
- L’achat de matériel pédagogique
- Les frais liés à une plateforme de formation
Notez bien que plusieurs éléments seront pris en compte outre le type de formation proposé. La certification du formateur, le lien direct entre la formation et le poste occupé par l’employé et l’inclusion dans le plan de formation de l’entreprise sont des exemples de critères à prendre en considération également.
Documentez bien vos activités
Il est important de bien documenter vos dépenses en formation, car cette étape-ci est plus complexe que réaliser vos comptes de dépenses habituels. Vous devez tout d’abord rédiger à l’interne un plan de formation clair pour chaque titre d’emploi existant dans votre entreprise. Pour ce faire, il est recommandé de mettre sur pied un comité de formation interne. Vous pourrez d’ailleurs inclure le temps consacré à l’élaboration de cette documentation dans les dépenses associées à la formation.
Plusieurs informations doivent absolument figurer sur le plan de formation, telles que le détail de l’activité de formation, la durée de celle-ci, les formateurs ou conférenciers, le prix, comment cette activité correspond au plan de formation global mis sur pied par les gestionnaires de l’organisation, etc.
Vous devrez ensuite produire un rapport global dans les premiers mois de l’année suivante pour justifier votre conformité à la Loi. Une fois tout le processus complété, vous êtes tenu de conserver toute documentation pendant une durée de 6 ans suivant la fin de l’année civile.
Ce dont vous devez vous rappeler, c’est de conserver autant de documentation que possible afin d’éviter de devoir payer ces montants en double, car oui, ça arrive!
Qu’arrive-t-il si le 1% n’est pas investi en formation?
Si vous ne respectez pas les montants dictés par la Loi, vous devrez tout simplement verser ce montant sous forme de taxe au gouvernement, sans rien recevoir en retour. Le gouvernement l’utilisera ensuite pour subventionner la formation d’autres entreprises éligibles.
En bref, préparez-vous bien
Vous serez d’accord avec nous, il vaut mieux investir ce montant dans le développement de votre entreprise plutôt que de le verser au gouvernement. Les possibilités de formation sont variées et vont de la conférence à l’adhésion à une plateforme de formation en ligne comme celle de Tuto. En plus, c’est une belle façon de bénéficier du plein potentiel de vos employés et d’assurer une meilleure rétention des talents déjà recrutés.
Pour toutes questions, plusieurs experts se spécialisent dans ce domaine et certains sites web permettent de faciliter la consignation et le calcul des dépenses liées à la Loi sur les compétences. Il suffit de chercher un peu et de se référer à la Commission des partenaires du marché du travail, qui s’occupe de recevoir et traiter tous les documents officiels liés à cette Loi.
Si vous voulez savoir comment une plateforme comme Tuto peut faire partie du 1% et vous aider à atteindre vos objectifs, contactez-nous sans hésiter.
